İş hayatında her gün karşı karşıya olduğumuz faaliyetlerimizin bir kısmını veya tamamını proje faaliyetleri oluşturmaktadır.
İşletmelerde projeler için
ayrılmış kaynaklar kısıtlı iken belirli proje faaliyetlerinin süresini kısaltmak
için yöneticiler genellikle aşağıdaki yöntemlerden birini veya birkaçını
uygularlar.
Bu yöntemlerden bazılarına
değinmek gerekirse;
1.
Kaynak Ekleme
Proje süresinin kısaltmanın en
yaygın kullanılan yöntemi faaliyetlere ek personel ve donanım atanmasıdır.
Bununla birlikte, ne kadar hızlandırmanın ek personelle kazanç sağlayacağına
ilişkin sınır vardır. İş gücünü iki katına çıkarmak süreyi mutlaka yarıya
indirmez.
Bu ilişki sadece görevlerin
bölünmesi böylece, çalışanlar arasında minimal iletişimin olmasıyla
doğrulanabilir. Örnek olarak elle ürün toplamak ya da karayoluna kaldırım
döşenmesi verilebilir.
2.
Proje İşinin Dışarıdan Kaynak Kullanarak
Yaptırılması,
Proje süresinin kısaltılmasının
yaygın bir yolu bir faaliyetin dış yaptırımdır (Fason üretim, taşeron
(outsourcing)). Fason üretici yüksek teknolojiye erişebilir ya da faaliyetin süresinin
azatlımı için uzman olabilir. Örnek olarak, bahçe çapası için sözleşme yapmakla
işçilerden oluşturulacak bir takımla iki günde yapılacak bir iş iki saatte
başarılabilir. Aynı şekilde ADSI programlama için uzman bir danışmanlık
firmasından hizmet kiralanabilir, bu daha az deneyimli kendi personeli olan
programcılarının çalışmasından yarı zamanı almasını sağlayabilir. Dış yaptırım
aynı zamanda kaynaklardan bağımsızdır ve kritik faaliyete atanabilir ve proje
süresinin kısaltılmasında ideal sonuca ulaşılabilir.
3.
Fazla Mesai Çizelgeleme
Bir projeye fazla işgücü
eklemenin en kolay yolu personel sayısını arttırmak değildir fakat fazla mesai
çizelgelenebilir. Eğer bir takım haftada 40 yerine 50 saat çalışırsa %25 daha fazlasını
başarabilir. Fazla mesai çizelgeleme ile ek yeni personelle karşılaşılacak
iletişim ve koordinasyon ek maliyetlerinden kaçınılmış olur. Eğer personel
aylıklı çalışanlardan oluşuyorsa fazla çalışmadan dolayı ek maliyet yoktur.
Diğer avantajı personelin normal çalışma saatlerinin dışında çalışmasıyla
dikkatini dağıtan çok az şeyin olmasıdır.
Fazla mesai dezavantajlara da
sahiptir. İlk olarak saatle çalışanlar tipik olarak ücretli zaman için ve bir
yarısı kadar fazla mesai için ve hafta sonları ve tatiller için ücret
alacaklardır.
Sürekli fazla mesai ile aylıklı
personel çalıştırma ile görülmeyen maliyetler oluşabilir. İkinci önemli durum
personel sayısı az olduğunda örgütlenme ile ilgilidir. Daha da fazlası, fazla basitleştirilmiş
bir varsayım ile uzatılmış bir çalışma periyodunun üzerinde bir kişi 12 saatlik
çalışma süresinin, üç saatinde verimli çalışabilmektedir. İnsanların mümkün
olan, uzatılmış fazla mesai doğal sınırları vardır. Uzatılmış fazla mesai aslında,
aşırı yorgunluk olduğunda verimlilikte genel bir kötüye gidişe götürebilir.
Potansiyel dezavantajları
olmasına rağmen fazla mesai ve uzun çalışma saatleri özellikle proje takımı
aylıklıysa projenin hızlandırılması için tercih edilen bir seçenektir.
4.
Çekirdek Bir Takım Kurmak
Bir projeye tam zamanlı
profesyonellerin atanması, çoklu projelerin talebinde değişiklik yapma gücü
olan insanlar için çok görevli olmanın gizli maliyetinden kaçınmayı sağlar.
Profesyoneller belirli bir
projeye tam dikkatlerini verirler. Proje süresinin hızlanmasında yüksek uyumlu
bir takımla farklı profesyoneller birleştirilir ve bu tek odaklanma paylaşılan
bir hedef oluştur.
5.
İki Kez Yap - Hızlı ve Doğru
Eğer aceleniz varsa, “hızlı ve
temiz” kısa dönemli bir çözüm bulun. Geri gidin ve onu doğru yolla yapın. Bir
proje yöneticisinin ek kaynak kullanması mümkün değilse ve bütçe kısıtlıysa
projenin tamamlanmasını hızlandırmak için seçenekleri vardır. Bu özellikle
çizelge oluşturulmuşken doğru olur. Seçenekler aşağıda verilmiştir.
6.
Hız - İzleme
Bazen proje ağının yeniden
düzenlenmesi mümkündür. Böylece kritik faaliyetler sıralı olmak yerine paralel
(aynı zamanda) olabilir. Eğer proje uygunsa bu iyi bir alternatiftir. Bu alternatife
ne zaman ciddi dikkat verilirse bu, sıralı faaliyetleri paralel hâle
dönüştürerek yeniden yapılandırma yolunu bulan yaratıcı proje takım üyelerinin
gözlemlenmesi şaşırtıcıdır.
Bu yöntemlerden biri -finish to
start- ilişkisini -start to start- ilişkisine dönüştürmektir. Örnek olarak son
tasarımın onaylanması bekleme yerine üretim mühendisleri şartnameler belirlenir
belirlenmez üretim hattının yapılmasına başlayabilir. Sıralı halden paralel
yapıya değişen faaliyetler genellikle etkilenen faaliyetlerin sorumluluğu için
dikkatli koordinasyon gerektirir ancak çok büyük zaman kazancı sağlayabilir.
7.
Kritik Zincir
Kritik zincir proje yönetimi
proje tamamlanma süresini hızlandırmak için tasarlanmıştır.
Jüri oluşturmak onun
uygulanabileceğini göstermez. Buna karşın, kritik zincir prensipleri eğer süre
çok önemliyse uygulamaya değer olarak görünmektedir. Aynı zamanda projenin
yarısında kritik zincir proje yönetimi uygulamak zor olacaktır. Kritik zincir
bir vardiyanın alışkanlıklarında, perspektifinde uyarlama için zaman alacaktır
ve çalışmasında büyük eğitim gerektirir. Buna karşın özellikle tamamlanma
süresine ilişkin çabuk kazançlara ilişkin raporlar bulunmaktadır. Uzun dönemli
yönetim taahhüdü bütün kazançlardan yararlanmayı gerektirir.
8.
Proje Kapsamının Daraltılması
Muhtemelen, erişilemeyen son
teslim tarihi toplantısı için ortak yanıt proje kapsamının ya da çapının
düşürülmesidir. Bu her zaman projenin fonksiyonelliğinde azalmaya yönlendirir.
Örnek olarak yeni araba 30 yerine
sadece 25 mpg olacaktır ya da yazılım orijinal planlanandan daha az özelliğe
sahip olacaktır. Projenin kapsamı daraltılırsa zaman ve para yönünden kazançlar
oluşabilir iken projenin değerinin düşürülmesi maliyete yol açacaktır.
Proje kapsamının daraltılmasında
önemli nokta projenin doru özelliklerinin yeniden değerlendirirken değerinin
düşürmemektir. Gereksinimlere sık sık en iyi durumlar ve mavi gökyüzü
senaryoları, arzu edilen tasvirler eklenir ancak gerekli değildir. Tüketiciye
ya da sponsora açıklanacak en önemli nokta buradadır. Siz ona sahip olacaksınız
ancak gecikecek.
Bu onlara projenin
hızlandırılması için para eklemeleri ya da uzamayı kabul etmeleri için güç uygulayacaktır.
Eğer olmazsa, tam teslim tarihinde yetiştirmek için hangi parçaların tehlikeye atılacağı
ve hangilerinin önemli gereksinimler olduğu sağlıklı bir şekilde tartışılır.
Gereksinimler için daha güçlü bir
yeniden çalışma, onu düşük maliyet için daha hızlı yaparak proje değerinde
artış gerçekleştirebilir.
Proje kapsamının daraltılmasıyla
ne kadar kazanılacağının hesaplanması iş kırılım yapısından başlar.
Fonksiyonelliğin azaltılması, görevlerin, dağıtımın, gereksinimlerin azalması
ya da sınırlandırılması anlamına gelir. Bu görevler bulunmalı ve çizelge ayarlanmalıdır.
Odaklanma, kritik yolda bulunan faaliyetlerin değiştirilmesi üzerine olmalıdır.
9.
Kalitenin Düşürülmesi
Kalitenin düşürülmesi her zaman
bir seçenektir. Ancak nadiren kabul edilebilir ya da kullanılır. Eğer kalite
gözden çıkarılırsa kritik yoldaki bir faaliyetin hızlandırılması mümkündür.
Pratikte genellikle kaynak
ekleme, dış yaptırım, fazla mesai proje hızlandırmalarında sıkça kullanılan
yöntemlerdendir. Bunlar orijinal planın aslını devam ettirirler. Orijinal projeden
ayrılan diğer yöntemler; iki kez yapmak, hızlı iz sürme ve projenin teslim
aşamasıdır.
Proje kapsamının, müşteri
ihtiyaçlarının zamanlamanın yeniden düşünülmesiyle bu teknikler için büyük
tartışmalar olmaktadır.
